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利用規約
当ホテルでは、宴会又は催物(以下宴会場と称します)のご契約および宴会場のご利用に関して以下の通り定めておりますので予めご了承ください。

1.宴会時間と追加室料

宴会場等の誤使用開始から終了までのご契約時間(以下宴会時間と称します)は所定の室料金をお支払いいただいておりますが、この宴会時間を超過した場合は追加室料を頂戴することになります。
但し、次の会場使用時刻との関連で、ご使用時間の超過に応じられない場合もございます。予めご了承ください。

2.有料人数の確認

料理等を用意する人数(以下有料人数と称します)を宴会等の開催日の前日正午までにホテルの担当係員にご通知ください。それ以降はすべて手配が完了いたしておりますので、宴会等の開催日に出席されたお客様の人数が有料人数より減少した場合でも有料人数分の料金を頂戴いたします。尚、特別料理、大幅人数減等で取消料を別途頂戴する場合がございますので、ご了承ください。

3.内金

宴会等のご予約の時に内金をお支払いいただきます。内金の金額は宴会見積総額に基づいてホテルより提示させていただきます。

4.取消料と期日変更料

すでに契約をいただいた宴会・展示会等を取り消しされる場合又は期日変更される場合には、下記により取消料又は期日変更料を頂戴いたします。

【A】

1)ご宴会当日の60日前迄は無料とさせていただきます。但し、内金は取消料とさせていただきます。
2)ご宴会当日の59日前から30日前迄は見積金額の20%頂戴いたします。
3)ご宴会当日の29日前から21日前迄は見積金額の50%頂戴いたします。
4)ご宴会当日の20日前から前日迄は見積金額の80%頂戴いたします。
5)ご宴会当日は見積金額の100%(サービス料・税金を除く)をお取消しとして頂戴いたします。

【B】

全国大会、学会等1年以上前から会場予約をされた場合は別途お取消料を頂戴いたします。

5.装飾・余興等の手配

宴会場に関連する装飾、音楽、余興およびレセプタントにつきましてはホテルより指定業者に手配させていただきます。お客様が直接ホテルの指定する業者以外の業者に依頼される場合は、宴会等を円滑に運営するために事前にホテルにご連絡いただき、了解を得た後にご注文なさってください。その際は機材の搬入・搬出料金を頂戴いたしますので予めご了承ください。

6.直接ご依頼の業者に対する指示

お客様(お客様側の全ての関係者を含みます)およびお客様が直接ご依頼された業者の方々は、ホテルの施設、什器備品等を破損したり、損傷しないよう十分にご注意ください。もし、施設、什器備品等に損傷等損害が発生した場合はその修復に関してホテルよりご指示申しあげますので、それに合わせて速やかに修理を行うか、又はその損害賠償金をご負担くださいますようお願いいたします。

7.損害賠償

ホテルの了解のもとにお客様が直接依頼された業者が行う諸事項(宴会等に関する装飾、余興等の機器および材料の搬入・搬出。看板等のサイズと取り付け方法等の決定或は設置等)につきましては、ホテルの美観・動線などを考慮し、一定のルールの下に実施していただく様に、ホテルよりその業者の方々にご指示申しあげます。

8.禁止事項

次に掲げる各項目につきましては禁止事項となっておりますのでご遠慮くださるようお願い申しあげます。
1)盲導犬以外の犬、猫、小鳥、その他愛玩動物、家畜類等の持ち込み。
2)発火又は引火性の物品の持ち込み。
3)悪臭を発するものの持ち込み。
4)とばく等風紀を乱す行為又は他のお客様の迷惑になるような言動。
5)備付品の移動。
6)ご予約時の使用目的以外のご利用。
7)その他法令で禁じられている行為。

9.契約解除権

宴会等のご出席のお客様が法令、又は公序良俗に反する行為をなさる恐れがあると判断した場合、あるいは他のお客様にご迷惑をおかけするとホテル側が判断した時、又はこの「宴会場のご利用についてのお願い」に違反なさった場合は、ご宴会等のお申し込みをお断りするか、又は既にご契約頂いた場合でも解除させて頂く場合がありますので、予めご了承ください。

10.宴会場利用契約締結の拒否と解約

当ホテルは、次に掲げる場合において、宴会場利用契約の締結に応じないか、又は既にご契約いただいている場合でも解約させていただくことがあります。
[1]宴会場利用申込者(法人その他の団体を含みます。)が次に掲げる事由に該当し、又は宴会等に出席される利用客の中に次に掲げる方がいるとき
 (1)「暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律」による指定暴力団その他の反社会的勢力
  (以下「暴力団等」と称します。)又はその構成員もしくはその関係者
 (2)暴力団等が事業活動を支配する法人その他の団体又はその役員・従業員もしくはその関係者
 (3)宴会場利用申込者が法人その他の団体で、その役員のうちに暴力団等の構成員もしくはその関係者がいるとき。
[2]当ホテルもしくは当ホテル職員(従業員)に対し、暴力、脅迫、恐喝、威圧的な要求を行い、
 あるいは、合理的範囲を超える負担を要求したとき、あるいは過去に同様の行為を行ったと認められるとき。

11.免責事項

次に定める事由に該当する場合には、お客様、当ホテル双方とも免責とさせていただきます。
1)天変地異、火災、戦争、紛争、その他お客様及び当ホテルのいずれの責に帰することのできない事由により、宴会場の全部又は一部が滅失もしくは毀損するなど宴会等の履行が不可能又は著しく困難になったとき
2)法令に基づく公権力の行使、もしくは関係官庁の指導等による宴会場の収用、取り払い、使用禁止等の事由が発生するなど、お客様及び当ホテルのいずれの責に帰することのできない事由により、宴会等の履行が不可能又は著しく困難になったとき

12.個人情報の取扱いについて

1)個人情報の取得・利用
お客様の申込書・アンケートにより、又当ホテルが本予約に基づきサービスの提供をさせていただく過程において、当ホテルは、本宴会等の開催、履行その他の当ホテルの業務遂行のために、或いは、当ホテルのサービス向上を図るために、(以下「本目的」と称します)お客様又はご出席者その他の関係者の個人情報を本目的の達成に必要な範囲で取得し 、本目的のために当該情報(以下「取得個人情報」と称します)を利用させていただくことがありますのでご了承下さい。
2)取得個人情報の第三者提供等
当ホテルは、次の場合を除き、取得個人情報を第三者に提供、又は開示せず、その利用を第三者に委託いたしません。
 (1)予め本人の同意を得た場合
 (2)個人情報保護に関する法律第23条に基づく場合
3)開示・訂正請求等への対応
本人の個人情報の開示・訂正・追加又は削除、利用停止等を希望される場合はメールアドレス banquet@okayamakokusaihotel.jpまでお問い合わせください。合理的な期間、妥当な範囲でこれに対応いたします。

13.その他

1)太鼓等の打楽器及びバンドの演奏につきましては、他会場に影響を与えるため、ご使用をご遠慮いただく場合がございます。
2)お客様がお申し込み又はお打ち合わせ時点での宴会場の設備、設定、装飾、調度品等に関しましては変更が生じる場合がありますので、予めご了承くださいますようお願いいたします。この場合には、都度、お客様にご連絡申しあげます。
3)クロークにて宴会等実施当日にご出席されるお客様のお荷物などをお預かりさせていただくサービスを行っておりますが、現金、貴重品などの高価品のお預かりはお断りさせていただいております。万一、宴会等におきまして事故・盗難等が発生した場合、当ホテルといたしましては一切責任を負えませんので、十分ご注意いただくようお願いいたします。
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